A. Penerimaan Mahasiswa Baru

1. Setiap tahun, STIKAS-SYS membuka pendaftaran untuk calon mahasiswa baru. Adapun waktu pendaftaran untuk calon mahasiswa baru adalah setiap tanggal 1-18 Juli setiap tahunnya.
2. Setiap calon mahasiswa baru dapat memperoleh formulir pendaftaran yang disediakan di bagian administrasi.
3. Formulir yang telah diisi diserahkan kepada bagian administrasi di dalam satu map beserta dengan kelengkapan surat-surat sebagaimana yang tercantum pada nomor 4.
4. Surat-surat dan hal-hal lain yang wajib dilakukan pada saat pengembalian formulir ke bagian administrasi adalah sebagai berikut:
   a) Surat rekomendasi lembaga pengirim atau instansi yang berwewenang.
   b) Fotokopi ijazah SMU dan surat tanda kelulusan yang sudah dilegalisir.
   c) Melunasi biaya akademik.
   d) Fotokopi akte kelahiran (2 lembar).
   e) Fotokopi Surat Baptis bagi yang beragama Katolik (1 lembar).
   f) Pasfoto warna dengan latar belakang merah dengan mengenakan baju berkerah, ukuran 3x4 (2 lembar), 4x6 (2 lembar). Di balik setiap foto dituliskan nama calon mahasiswa.
5. Calon mahasiswa yang tidak dikirim oleh lembaga, wajib menjalani wawancara dan ujian tes masuk di STIKAS-SYS. Jadwal wawancara dan ujian akan diatur tersendiri oleh pihak STIKAS-SYS.
6. Mahasiswa dari Sekolah Tinggi Filsafat lain dapat diterima setelah disetujui Ketua dan menempuh matrikulasi.
   

B. Biaya Pendidikan
Seluruh biaya pendidikan di STIKAS-SYS akan diatur tersendiri dalam peraturan khusus pedoman pembiayaan pendidikan dan di bawah tanggung jawab unit administrasi dan keuangan STIKAS-SYS.

C. Akomodasi
STIKAS-SYS menyediakan asrama untuk para mahasiswa calon imam diosesan. Ritme kehidupan dalam asrama diatur dengan memperhatikan keseimbangan antara hidup rohani dan hidup intelektual. Sarana yang disediakan untuk pembinaan hidup rohani antara lain adalah:
a) Perayaan Ekaristi setiap hari dan Ibadat Harian.
b) Retret tahunan dan rekoleksi setiap dua bulan sekali.
c) Sakramen rekonsiliasi bulanan.
d) Bimbingan hidup doa dan konseling.

D. Mahasiswa Penuh dan Mahasiswa Pendengar
Ada dua status mahasiswa di STIKAS-SYS, yaitu: mahasiswa penuh dan mahasiswa pendengar. Status mahasiswa ini harus dinyatakan dengan jelas saat pengisian Kartu Rencana Studi. Mahasiswa penuh adalah mereka yang memiliki hak dan kewajiban penuh sebagai mahasiswa STIKAS-SYS. Mereka adalah bagian dari civitas academica. Sedangkan mahasiswa pendengar adalah mereka yang hanya mengikuti (mendengarkan) beberapa mata kuliah dan tidak menempuh ujian.

E. Mahasiswa Aktif dan Mahasiswa Non-Aktif
Mahasiswa aktif adalah mahasiswa yang tidak sedang mengambil cuti akademik dan telah mendaftarkan diri pada semester bersangkutan serta memiliki hak untuk mengikuti semua kegiatan perkuliahan. Sedangkan mahasiswa non-aktif adalah mereka yang tidak mendaftarkan diri untuk mengikuti kegiatan perkuliahan pada semester yang bersangkutan.

F. Cuti Akademik

1. Cuti akademik adalah izin tidak mengikuti kegiatan perkuliahan pada suatu semester tertentu.
2. Cuti akademik diambil paling lama empat semester berturut-turut, dengan persetujuan tertulis dari WAKET I.
3. Sebelum mendapat persetujuan dari WAKET I, mahasiswa harus membuat surat permohonan cuti akademik yang disetujui oleh dosen pembimbing akademik.
4. Selama cuti akademik, mahasiswa dibebaskan dari segala hak dan kewajiban normal sebagai mahasiswa.
5. Masa cuti akademik diperhitungkan sebagai masa studi sehingga masa studi di STIKAS-SYS tidak melebihi 7 tahun sejak yang bersangkutan diterima sebagai mahasiswa baru.
6. Mahasiswa yang ingin melanjutkan studinya setelah masa cuti akademiknya berakhir membutuhkan izin tertulis dari WAKET I.
7. Jumlah beban studi mahasiswa maksimal yang dapat diambil setelah mahasiswa cuti akademik adalah 12 SKS.
8. Selama masa cuti akademik, mahasiswa tetap diwajibkan membayar biaya perkuliahan setiap semester sebagaimana layaknya mahasiswa dengan status aktif.

G. Kartu Rencana Studi (KRS)

1. Setiap mahasiswa wajib mengisi KRS di setiap awal semester untuk menentukan mata kuliah yang akan diambilnya di semester tersebut dan menyerahkannya ke bagian administrasi sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
2. Pengisian KRS hendaknya didiskusikan dengan dosen pembimbing akademik.
3. KRS baru resmi berlaku setelah ditandatangani oleh Pembimbing Akademik.
4. Perbaikan KRS boleh dilakukan sampai dengan dua minggu setelah awal kuliah dan harus disetujui oleh dosen Pembimbing Akademik dengan membubuhkan lagi tanda tangannya.
5. Setelah batas akhir masa perbaikan KRS, jumlah KRS yang tertera dalam KRS akan diperhitungkan dalam menentukan IPS.